Sztuka organizowania wielkich event'ów | Insight Group & infoShare

            

              Sobotę dwudziestego szóstego stycznia miałam okazję spędzić na emocjonującej konferencji poświęconej sztuce organizowania wielkich event’ów. Wydarzenie prowadzone było przez ambitny zespół młodych ludzi InsightGroup we współpracy z 04 Coworking oraz Olivia Business Centre. Prelegentką opowiadającą o kulisach swojej pracy była Patrycja Zacharzewska z fundacji infoShare – organizacji zajmującej się skrupulatnym planowaniem i przygotowywaniem największej konferencji technologicznej w Europie Środkowo-Wschodniej. Grupa infoShare ma już na swoim koncie 5 udanych międzynarodowych konferencji oraz szereg mniejszych projektów, przykuwających uwagę najznamienitszych speakerów i tech specjalistów z całego świata.

               Interesującym faktem jest to, że wiek oraz doświadczenie zawodowe przybyłych gości były niesamowicie różnorodne. Od zaciekawionych światem biznesu studentów i uczniów liceów po doświadczonych managerów i pracowników najróżniejszych branży telekomunikacyjnych. Jedni przyszli poszerzyć swoją wiedzę o coraz to nowsze ciekawostki, inni zaś postanowili nauczyć się wszystkiego od zera. Zdecydowanie należałam do tej drugiej grupy odbiorców na sali.

               Choć bilety były darmowe, dokładnie je sprawdzano – nie było więc sytuacji wejścia bez kolejki czy ominięcia procesu rejestracji. Co ciekawe, choć zwykle w przypadku wprowadzenia darmowych wejściówek frekwencja szacowana jest na 40-60%, w przypadku wydarzenia InsightGroup sala zapełniła się niemal od razu. Trafiona w dziesiątkę tematyka spotkania oraz charyzmatyczna prelegentka jak widać skutecznie zmotywowały większość zapisanych do ostatecznego pojawienia się na Stadionie Energa i niezmarnowania tak niezwykłej szansy na rozwój.

              

             Mi, jako osobie raczej zielonej, merytoryka wydarzenia naprawdę przypadła do gustu oraz wniosła wiele interesujących informacji do standardowego planu działania. Wbrew pozorom biznesowy słowniczek Event Plannerów uatrakcyjniony jest o większą ilość zwrotów i określeń niż tradycyjny „backstage” czy „venue”, które znamy wszyscy… Aby skuteczniej te definicje przekazać, prelekcja wzbogacona była o ćwiczenia praktyczne oraz aktywności zachęcające uczestników do udzielania się i otwartego wyrażania swojego zdania. Nie obyło się więc bez wodospadu pytań, analizujących temat z niemal każdej możliwej strony. Ponadto przedstawiona została ramowa wersja oficjalnego maila, który najskuteczniej przyciąga zarówno duże gwiazdy, jak i kapryśnych specjalistów nielubiących zbyt wiele czytać. Zamysł maila rzeczowo ustala najbardziej przyjemną dla oka kolejność oraz logiczny zakres oczekiwań potencjalnego gościa.

               Do innych nowinek jakie wniosło wydarzenie zalicza się również fakt, że w świecie biznesu głównym źródłem informacji o sukcesach i zasięgach nie jest atrakcyjny profil na Facebooku, a Twitter i LinkedIn. Fanpage na Facebooku uznawany jest raczej za prywatną stronę ułatwiającą kontakt z fanami i bliskimi, a to właśnie Twitter i LinkedIn weryfikują właściwą wartość merytoryczną i sieć kontaktów zaproszonego profesjonalisty. Dodatkowo przedstawiony został zarys aktywności napędzających promocję i sprzedaż wydarzenia oraz czynniki determinujące większy lub mniejszy budżet, skalę, efektowność i ostateczny sukces. Warto także pamiętać o spersonalizowanej agendzie dla każdego typu gości i występujących, uwzględniając wszystkie najważniejsze punkty programu i interakcje (zejście ze sceny, rozdanie podziękowań itp.) jakie mogą zaburzyć zakładany czas i harmonogram.          

           Wydarzenie zakończyło się ekscytującym quizem Kahoot oraz podsumowaniem przyswojonej wiedzy. W ramach zachęty do podejmowania własnych inicjatyw, prelegentka opowiedziała o swoich początkach w branży oraz w jaki sposób dostała obecną pracę. Zachęciła także do brania udziału w wolontariatach, które owocnie urozmaicają nasze CV i otwierają bramy do poszerzenia swoich kompetencji czy poznawania wielu ciekawych osobistości (które w przyszłości mogą się nami realnie zainteresować). 

           Wydarzenie oceniam zdecydowanie na plus, a zdobyte wiadomości na pewno wykorzystam w praktyce. Może nie na tak szeroką skalę jak konferencja infoShare, ale nawet w najdrobniejszych kwestiach zawsze warto krok po kroku ożywiać swoje starania i próbować czegoś nowego.

Jeśli spodobał Ci się ten artykuł i chciałbyś na bieżąco śledzić nowe relacje z artystycznych wydarzeń w Trójmieście - zachęcam do polubienia mojej strony na Facebooku. :-)

Źródło grafik: https://link.do/DATAV